Det finns en mängd olika sätt att digitalisera företagets administrativa processer. Ni kan tjäna både tid och pengar på att se över de delar av verksamheten som sköts manuellt och hitta sätt att överföra informationen per automatik istället. Här får du 5 kloka råd hur ditt företag kan digitalisera ekonomihanteringen.
Klokt råd 1: Se till att ekonomisystemet stödjer ett digitalt flöde
En förutsättning för att digitalisera ekonomihanteringen är att bokföringssystemet stödjer ett digitalt flöde, så ett tips är att börja där. När du vill effektivisera och digitalisera ditt företags ekonomihantering är möjligheten till integration mellan olika sidosystem mycket viktig att se över, oavsett vilka system det handlar om.
Klokt råd 2: Skicka kundfakturor digitalt
Att skapa och skicka kundfakturor kan vara tidskrävande. På marknaden finns många system för att hantera denna process och det är viktigt att du som företagare väljer ett system som passar för just din bransch och verksamhet. Om systemet möjliggör utskick av kundfakturor via e-faktura eller e-post minskar den manuella hanteringen. Se över möjligheten att överföra informationen till bokföringssystemet, så att uppgifterna i respektive kundfaktura inte behöver läggas in på nytt.
Klokt råd 3: Ta emot leverantörsfakturor digitalt
En tung administrativ del för ett företag är ofta hanteringen av leverantörsfakturor. Det finns många lösningar för att hantera dessa fakturor digitalt, istället för att manuellt lägga in information från respektive pappersfaktura. Det bästa är att arbeta i ett system som kan ta emot e-faktura direkt från era leverantörer. Då läses informationen in digitalt och fakturan behöver sedan bara attesteras. I det fall leverantören mot förmodan inte kan skicka e-faktura är ett alternativ att istället skicka en pdf fil direkt till en e-postadress i ekonomisystemet som sedan tolkar och läser in fakturan i systemet.
Klokt råd 4: Koppla ihop banken med ekonomisystemet
För att få ett helt automatiserat flöde av dessa processer behöver även ut- och inbetalningar skötas digitalt. Då krävs ett avtal med företagets bank som integreras med ekonomisystemet.
Klokt råd 5: Rätt hjälpmedel till de anställda
För lönehanteringen kan de anställda behöva rapportera tex tid, frånvaro, kvitton, milersättning och traktamente. Här går det förenkla hanteringen rejält genom att använda enkla hjälpmedel som är tillgängliga direkt i mobilen och ihopkopplat med ekonomisystemet.
Kom ihåg att få med hela personalen
När de digitala processerna är på plats, är det självklart viktigt att man verkligen nyttjar alla de fördelar som systemet ger. Ibland kan det vara så att företaget har ett bra systemstöd men medarbetarna känner inte till de funktioner som finns, och fortsätter då arbeta på samma sätt som tidigare. Därför är engagemang och utbildning mycket viktigt, så att användarna verkligen drar nytta av fördelarna med systemet.
Vill du ha fler kloka råd om hur du digitaliserar ekonomihanteringen eller har andra frågor?